İnsan Kaynakları Sistemi Kurulum Rehberi

Bir işletmede çalışan sayısı arttıkça yalnızca bordro, izin, özlük dosyası ve işe alım yükü artmaz. Görevler birbirine karışmaya, yöneticilerin kontrol alanı genişlemeye, kararlar gecikmeye ve çalışanlarla ilgili sorunlar doğrudan patronun gündemine taşınmaya başlar.

İşletme büyümektedir; ancak bu büyümeyi taşıyacak İnsan Kaynakları sistemi aynı hızda gelişmemiştir.

Bu aşamada yönetimin ilk refleksi genellikle bir İnsan Kaynakları çalışanı işe almak olur. Yeni göreve başlayan kişiden kısa süre içinde işe alımı düzenlemesi, görev tanımlarını hazırlaması, performans sistemini kurması, çalışan sorunlarını çözmesi, eğitimleri planlaması ve kurum kültürünü iyileştirmesi beklenir.

Fakat İnsan Kaynakları sistemi, yalnızca bir İnsan Kaynakları çalışanı istihdam edilerek kurulamaz.

Sistem kurmak; şirketin stratejisi, organizasyon yapısı, iş süreçleri, görevleri, yetkileri, çalışan profili, yönetim anlayışı ve ölçüm mekanizmaları arasında tutarlı bir yapı oluşturmaktır. İnsan Kaynakları departmanı bu yapının mimarı ve koordinatörü olabilir; fakat sistemin sahibi yalnızca İnsan Kaynakları değildir. Patron, üst yönetim ve tüm bölüm yöneticileri sistemin parçasıdır.

Bu nedenle “İnsan Kaynakları sistemi kurmaya nereden başlanmalı?” sorusunun cevabı, doğrudan performans formu hazırlamak, görev tanımı yazmak veya bir İnsan Kaynakları yazılımı satın almak değildir.

İlk adım, şirketin bugün nerede olduğunu ve neden bir İnsan Kaynakları sistemine ihtiyaç duyduğunu anlamaktır.

İnsan Kaynakları Sistemi Nedir?

İnsan Kaynakları sistemi; bir işletmenin ihtiyaç duyduğu çalışanları planlamasını, doğru insanları işe almasını, işe uyumlarını sağlamasını, görevlerini netleştirmesini, performanslarını yönetmesini, yetkinliklerini geliştirmesini, ücretlendirmesini, bağlılıklarını güçlendirmesini ve gerektiğinde ayrılık süreçlerini doğru yönetmesini sağlayan bütünsel yapıdır.

Bu yapı birbirinden bağımsız formların, prosedürlerin ve yazılımların toplamı değildir. İnsan Kaynakları süreçlerinin birbiriyle ve işletmenin hedefleriyle bağlantılı olması gerekir.

Örneğin görev tanımları doğru hazırlanmadıysa işe alım kriterleri netleşmez. İşe alım kriterleri net değilse doğru aday seçilemez. Pozisyonun sorumlulukları ve başarı ölçütleri belirlenmediyse çalışanın performansı objektif olarak değerlendirilemez. Performans sonuçları bilinmiyorsa eğitim, kariyer, ücret ve prim kararları sağlıklı verilemez.

Dolayısıyla İnsan Kaynakları süreçlerinden birindeki eksiklik, diğer süreçleri de doğrudan etkiler.

Sağlıklı bir sistem şu sorulara açık yanıt verebilmelidir:

  1. Şirketin bugün ve gelecekte kaç çalışana ihtiyacı var?
  2. Hangi görevleri, hangi pozisyonlar yapacak?
  3. Her pozisyonun yetki ve sorumlulukları nelerdir?
  4. Çalışanlar hangi kriterlere göre işe alınacak?
  5. Yeni çalışanlar kuruma ve görevlerine nasıl hazırlanacak?
  6. Başarı ve performans nasıl ölçülecek?
  7. Çalışanların hangi yetkinlikleri geliştirilmelidir?
  8. Ücret, prim ve terfi kararları hangi kriterlere dayanacak?
  9. Kritik görevler için kimler yedeklenecek?
  10. Çalışan bağlılığı ve kurum kültürü nasıl yönetilecek?
  11. İnsan Kaynaklarının işletme sonuçlarına katkısı nasıl ölçülecek?

Bu soruların yanıtları kişilere, alışkanlıklara veya patronun günlük kararlarına bağlıysa şirketin İnsan Kaynakları uygulamaları olabilir; fakat henüz gerçek anlamda bir İnsan Kaynakları sistemi yoktur.

Şirketinizin İnsan Kaynakları Sistemine İhtiyacı Olduğunu Nasıl Anlarsınız?

Bir işletmenin İnsan Kaynakları sistemine ihtiyaç duyduğunu anlamak için mutlaka çok büyük bir çalışan sayısına ulaşmasını beklemek gerekmez. Bazen 20 kişilik bir şirkette bile görev, yetki ve performans sorunları yaşanabilirken daha fazla çalışanı bulunan başka bir işletme temel süreçlerini daha düzenli yönetebilir.

Aşağıdaki belirtiler sistem ihtiyacının güçlü işaretleridir:

Öncelikli ihtiyaç yeni bir form değil, bütünsel bir İnsan Kaynakları sistemidir.

İnsan Kaynakları Sistemi Neden Yanlış Yerden Kuruluyor?

İnsan Kaynakları sistemi kurma çalışmalarında en sık karşılaşılan hata, görünen soruna doğrudan çözüm üretmeye çalışmaktır.

Çalışanların performansı düşükse hemen performans formu hazırlanır. Personel bulunamıyorsa yeni ilan siteleri araştırılır. Ücret şikâyetleri artmışsa maaşlar gözden geçirilir. Çalışanlar ayrılıyorsa bağlılık etkinlikleri düzenlenir.

Oysa görünen sorun ile sorunun gerçek nedeni aynı olmayabilir.

Düşük performansın nedeni çalışanın yetersizliği değil, belirsiz hedefler olabilir. Personel bulunamamasının nedeni aday kıtlığı değil, gerçekçi olmayan ücret politikası veya işveren itibarı olabilir. Çalışanların ayrılma nedeni yalnızca ücret değil, yöneticinin yaklaşımı olabilir. Fazla mesainin nedeni çalışan eksikliği değil, yanlış vardiya ve iş planlaması olabilir.

Sistem kurulurken yalnızca belirtilere müdahale edilirse sorunlar farklı biçimlerde tekrar eder.

Bu nedenle doğru başlangıç noktası, şirketin mevcut durumunu analiz etmek ve temel nedenleri belirlemektir.

İnsan Kaynakları Sistemi Kurmanın 10 Aşaması

İnsan Kaynakları sistemi şirketin büyüklüğüne, sektörüne, çalışan yapısına ve mevcut olgunluk seviyesine göre değişebilir. Bununla birlikte uygulanabilir bir sistem kurulumunda aşağıdaki sıra izlenebilir.

1. Yönetimin Neden İnsan Kaynakları Sistemi İstediğini Netleştirin

İlk aşamada patron ve üst yönetimle İnsan Kaynakları sisteminin neden kurulmak istendiği açıkça konuşulmalıdır.

Yönetimin beklentisi yalnızca personel işlemlerini düzenlemek mi, yoksa şirketin büyümesini destekleyecek profesyonel bir organizasyon yapısı oluşturmak mı?

Bu ayrım önemlidir. Çünkü yalnızca özlük ve bordro işlemlerini yürütmek için kurulacak yapı ile performans, yetenek, kariyer, liderlik ve organizasyonel gelişimi yönetecek yapı aynı değildir.

Başlangıçta şu sorular sorulmalıdır:

  1. Şirket önümüzdeki üç yıl içinde nereye ulaşmak istiyor?
  2. Çalışan sayısında nasıl bir değişim bekleniyor?
  3. Yeni ürün, müşteri, lokasyon veya yatırım planı bulunuyor mu?
  4. Yönetimin bugün yaşadığı en önemli çalışan sorunları nelerdir?
  5. İnsan Kaynaklarından hangi sonuçlar bekleniyor?
  6. Patron hangi işleri devretmek istiyor?
  7. Hangi kararlar hâlâ patrona bağımlı?
  8. Sistemin kurulmasıyla hangi iş sonuçlarında iyileşme bekleniyor?

Bu görüşmenin sonunda İnsan Kaynakları sisteminin amacı açık bir ifadeye dönüşmelidir.

Örneğin:

“Şirketin büyüme planını destekleyecek doğru organizasyon yapısını kurmak, çalışan rollerini netleştirmek, personel maliyetlerini kontrol etmek ve yöneticilerin insan yönetimi kapasitesini geliştirmek.”

Bu tanım, kurulacak sistemin yönünü belirler.

2. Mevcut Durum Analizi Yapın

Bir sistemi kurmadan önce mevcut yapının güçlü ve zayıf yönleri görülmelidir. Mevcut durum analizi yapılmadan hazırlanan uygulamalar şirketin gerçek ihtiyaçlarıyla örtüşmeyebilir.

Analizde şu alanlar incelenmelidir:

Mevcut durum analizinde yalnızca belgeler incelenmemelidir. Patron, üst yönetim, bölüm yöneticileri, İnsan Kaynakları çalışanları ve mümkünse farklı çalışan gruplarıyla görüşmeler yapılmalıdır. Üretim işletmelerinde saha gözlemi de analizin önemli bir parçasıdır.

Çünkü organizasyon şemasında görünen yapı ile günlük hayatta işleyen gerçek yapı aynı olmayabilir.

Bir pozisyon şemada bir yöneticiye bağlı görünürken kararlarını başka bir kişiden alabilir. Yazılı görev tanımında bulunmayan işler günlük uygulamada o pozisyonun temel görevi hâline gelmiş olabilir. Bazı yöneticiler resmî yetkilerinden daha fazla, bazıları ise daha az etkiye sahip olabilir.

Sistemi kurabilmek için kâğıt üzerindeki organizasyon kadar gerçek organizasyonu da anlamak gerekir.

3. Öncelikleri Belirleyin

Mevcut durum analizi sonucunda çok sayıda eksiklik tespit edilebilir. Ancak tüm İnsan Kaynakları süreçlerini aynı anda kurmaya çalışmak önemli bir hatadır.

İnsan Kaynakları sistemi bir günde kurulmaz. Her süreci aynı anda başlatmak hem İnsan Kaynakları ekibinin hem de yöneticilerin uygulama kapasitesini aşabilir.

Tespit edilen sorunlar dört ölçüte göre önceliklendirilmelidir:

Ölçüt Temel Soru
İşletme riski Bu eksiklik şirket için ne kadar büyük risk yaratıyor?
Finansal etki Sorunun şirkete doğrudan veya dolaylı maliyeti nedir?
Çalışan etkisi Sorun kaç çalışanı ve hangi çalışan gruplarını etkiliyor?
Uygulama gerekliliği Diğer sistemlerin kurulabilmesi için önce bu alanın tamamlanması gerekiyor mu?

Örneğin görev ve sorumluluklar belirsizken performans sistemi kurmak doğru değildir. Çünkü çalışanın görevleri ve beklenen sonuçları net değilse performansın hangi kriterlere göre değerlendirileceği de bilinemez.

Benzer şekilde organizasyon şeması netleşmeden kariyer yollarını tasarlamak veya iş değerleme yapılmadan ücret skalası oluşturmak sağlıklı sonuç vermez.

Kurulum sırası, süreçler arasındaki bağımlılıklara göre belirlenmelidir.

4. Organizasyon Yapısını Netleştirin

İnsan Kaynakları sisteminin temelinde doğru organizasyon yapısı bulunur.

Organizasyon şeması yalnızca kutuların ve bağlantı çizgilerinin yer aldığı görsel bir çalışma değildir. Şirketin işlerini nasıl bölümlendirdiğini, kimin kime bağlı olduğunu, kararların hangi kademelerde alındığını ve sorumluluğun nasıl dağıtıldığını gösteren bir yönetim aracıdır.

Organizasyon yapısı oluşturulurken şu sorular değerlendirilmelidir:

Özellikle aile şirketlerinde aile üyelerinin resmî ve fiilî rolleri de açık biçimde ele alınmalıdır. Aile üyelerinin görev, yetki ve karar alanları tanımlanmadığında profesyonel çalışanlar kime bağlı olduklarını ve hangi talimatı uygulamaları gerektiğini anlamakta zorlanabilir.

İnsan Kaynakları sistemi, belirsiz bir organizasyon yapısının üzerine kurulamaz.

5. İş Analizi ve Görev Tanımlarını Hazırlayın

Organizasyon şeması “Kim nerede?” sorusuna cevap verir. Görev tanımları ise “Kim, neyi, neden, hangi yetkiyle ve hangi sonuçtan sorumlu olarak yapacak?” sorusunu yanıtlar.

İş analizi yapılmadan yalnızca mevcut çalışana sorularak hazırlanan görev tanımları, o kişinin bugün yaptığı işleri kaydeder. Oysa sistem kurulurken ihtiyaç duyulan şey, pozisyonun şirket stratejisi ve süreçleri açısından yapması gereken işlerin belirlenmesidir.

Her görev tanımında en az şu bölümler bulunmalıdır:

Görev tanımları yalnızca çalışanlara imzalatılan belgeler olarak görülmemelidir. Doğru hazırlanmış görev tanımları işe alım, performans, eğitim, kariyer, ücret, norm kadro ve yedekleme sistemlerinin ortak veri kaynağıdır.

6. İş Gücü ve Norm Kadro Planlaması Yapın

Organizasyon ve görevler netleştirildikten sonra şirketin kaç çalışana ihtiyaç duyduğu analiz edilmelidir.

Norm kadro çalışmasının amacı çalışan azaltmak değildir. Amaç, iş hacmine ve çalışma düzenine uygun personel ihtiyacını bilimsel ve ölçülebilir bir yöntemle belirlemektir.

Norm kadro analizinde şu değişkenler dikkate alınmalıdır:

Fiilî çalışan sayısı ile norm kadro arasındaki fark doğrudan fazla veya eksik personel kararı olarak yorumlanmamalıdır.

Örneğin fiilî kadro 24, hesaplanan norm kadro 20 kişi olabilir. Bu sonuç otomatik olarak dört çalışanın çıkarılması gerektiği anlamına gelmez. Önce iş yükü dağılımı, vardiya kapsaması, kritik yetkinlikler, izinler, büyüme planı ve süreç iyileştirme imkânları değerlendirilmelidir.

Doğru iş gücü planlaması şirketi hem gereksiz personel maliyetinden hem de yetersiz kadronun yaratacağı fazla mesai, hata ve çalışan kaybından korur.

7. İşe Alım ve İşe Uyum Sistemini Kurun

Görevler ve kadro ihtiyacı netleşmeden sağlıklı işe alım sistemi kurulamaz.

İşe alım, boş pozisyona bir kişiyi yerleştirmekten ibaret değildir. İşletmenin ihtiyaç duyduğu yetkinliği doğru zamanda, doğru maliyetle ve doğru yöntemle kazandırma sürecidir.

Sistemli bir işe alım sürecinde şu aşamalar yer almalıdır:

  1. Personel talebinin gerekçelendirilmesi
  2. Kadro ve bütçe kontrolü
  3. Görev ve aday profilinin netleştirilmesi
  4. Aday kaynaklarının belirlenmesi
  5. Başvuruların objektif kriterlerle değerlendirilmesi
  6. Yetkinlik bazlı mülakat yapılması
  7. Gerekli test ve uygulamaların gerçekleştirilmesi
  8. Referans kontrolü
  9. Teklif ve işe giriş süreci
  10. İşe alım sonucunun izlenmesi

İşe alım başarısı yalnızca pozisyonun ne kadar hızlı kapatıldığıyla ölçülmemelidir. İşe alınan kişinin performansı, ilk altı ay içinde kurumda kalıp kalmadığı ve yöneticinin memnuniyeti de takip edilmelidir.

İşe alımı, işe uyum süreci tamamlar. Yeni çalışanın ilk günü masa, bilgisayar ve evrak hazırlamaktan daha fazlasıdır.

İşe uyum programında çalışana şirket, görev, yönetici, ekip, süreçler, performans beklentileri, kurum kültürü ve çalışma kuralları sistematik biçimde aktarılmalıdır. İlk hafta, ilk ay, üçüncü ay ve gerekiyorsa altıncı ay değerlendirmeleri planlanmalıdır.

Yeni çalışanın kuruma uyumu yalnızca İnsan Kaynakları departmanının değil, doğrudan yöneticisinin de sorumluluğudur.

8. Performans Yönetim Sistemini Tasarlayın

Görevler, sorumluluklar ve beklenen sonuçlar netleştikten sonra performans sistemi kurulabilir.

Performans yönetimi yılda bir kez form doldurmak değildir. Hedef belirleme, düzenli takip, geri bildirim, gelişim ve sonuç değerlendirme süreçlerinden oluşan devamlı bir yönetim sistemidir.

Sağlıklı bir performans sistemi üç boyutu içermelidir:

  1. İş hedefleri ve ölçülebilir sonuçlar
  2. Teknik ve davranışsal yetkinlikler
  3. Gelişim hedefleri

Performans göstergeleri pozisyona ve iş sonuçlarına uygun olmalıdır. Her çalışan için aynı kriterleri kullanmak sistemin adaletini zedeler. Bunun yerine şirket hedefleri, bölüm hedefleri ve bireysel hedefler arasında bağlantı kurulmalıdır.

Performans sistemine geçmeden önce yöneticilere;

konularında eğitim verilmelidir.

Yöneticilerin değerlendirme becerisi geliştirilmeden kurulan performans sistemi, adalet algısını güçlendirmek yerine çalışanların sisteme olan güvenini azaltabilir.

9. Yetkinlik, Eğitim ve Gelişim Sistemini Kurun

Yetkinlik; bir çalışanın görevinde başarılı olabilmesi için sahip olması ve davranışa dönüştürmesi gereken bilgi, beceri, tutum ve özelliklerin bütünüdür.

Şirket için ortak yetkinlikler, yönetsel yetkinlikler ve pozisyona özgü teknik yetkinlikler belirlenmelidir.

Örneğin ortak yetkinlikler arasında;

bulunabilir.

Yöneticiler için bunlara ek olarak;

gibi yetkinlikler tanımlanabilir.

Yetkinlikler belirlendikten sonra çalışanların mevcut düzeyleri değerlendirilir ve görev için beklenen düzeylerle karşılaştırılır. Aradaki fark eğitim ve gelişim ihtiyacını gösterir.

Eğitim planı yalnızca çalışanlardan gelen talepler veya yöneticilerin genel görüşleri doğrultusunda hazırlanmamalıdır. Eğitim ihtiyaçları;

üzerinden belirlenmelidir.

Eğitim tamamlandıktan sonra yalnızca memnuniyet ölçülmemeli; öğrenme, davranış değişikliği ve iş sonuçlarına etki de takip edilmelidir.

10. Ücret, Kariyer ve Yedekleme Sistemlerini Birbirine Bağlayın

İnsan Kaynakları sisteminin olgunlaşması için ücret, kariyer ve yedekleme kararlarının objektif verilere dayanması gerekir.

Ücret sistemi kurulurken yalnızca unvanlara veya kişilerin pazarlık gücüne göre hareket edilmemelidir. İşlerin şirkete kattığı değer, taşıdığı sorumluluk, gerekli yetkinlikler ve piyasa koşulları birlikte değerlendirilmelidir.

Sağlıklı ücret yönetimi dört dengeyi gözetir:

Kariyer yönetimi ise her çalışana terfi sözü vermek değildir. Şirketin ihtiyaç duyduğu gelecekteki roller ile çalışanların potansiyel ve gelişimlerinin eşleştirilmesidir.

Kritik pozisyonlar için yedekleme planı hazırlanmalıdır. Bir çalışanın ayrılması, emekli olması, terfi etmesi veya uzun süre görevinden uzak kalması durumunda işin kim tarafından sürdürüleceği önceden belirlenmelidir.

Yedekleme planında şu sorulara yanıt aranmalıdır:

  1. Şirket için kritik pozisyonlar hangileridir?
  2. Bu pozisyonlardan biri boşalırsa iş ne kadar etkilenir?
  3. Pozisyon için içeride hazır bir yedek var mı?
  4. Potansiyel yedeğin hangi gelişim alanları bulunuyor?
  5. Yedeğin göreve hazır hâle gelmesi ne kadar sürecek?
  6. Kritik bilgi nasıl aktarılacak?

Bu sistem, şirketi belirli çalışanlara bağımlı olmaktan çıkarır ve büyümenin sürdürülebilirliğini güçlendirir.

İnsan Kaynakları Sisteminin Doğru Kurulum Sırası

İnsan Kaynakları süreçleri birbiriyle bağlantılıdır. Bu nedenle kurulum sırası sonuç üzerinde belirleyicidir.

Kurulum Aşaması Temel Çıktı Bağlantılı Süreç
Mevcut durum analizi Öncelikli risk ve ihtiyaçlar Tüm sistem
Organizasyon yapısı Bölüm ve raporlama ilişkileri Görev, kadro, kariyer
İş analizi İşin gerçek kapsamı Görev tanımı ve norm kadro
Görev tanımları Rol, yetki ve sorumluluklar İşe alım ve performans
Norm kadro Gerekli çalışan sayısı Bütçe ve işe alım
İşe alım Doğru aday seçimi İşe uyum ve performans
İşe uyum Göreve ve kuruma adaptasyon Bağlılık ve verimlilik
Performans Sonuç ve gelişim verisi Eğitim, ücret ve kariyer
Yetkinlik ve eğitim Gelişim ihtiyaçları Kariyer ve yedekleme
Ücret ve kariyer Adalet ve çalışan sürekliliği Bağlılık ve yetenek yönetimi
Analitik ve raporlama Ölçülebilir yönetim bilgisi Stratejik kararlar

Bu sıralama katı bir takvim değildir. Şirketin risklerine göre bazı süreçler birlikte yürütülebilir. Ancak temel veriler oluşturulmadan ileri seviye sistemlere geçilmemelidir.

İnsan Kaynakları Sistemi Kurulurken Yapılan En Büyük Hatalar

Sistemi Yalnızca İnsan Kaynaklarının Sorumluluğu Olarak Görmek

İnsan Kaynakları sistemi tüm yöneticilerin katılımını gerektirir. Yöneticilerin kullanmadığı, sahiplenmediği veya çalışanlarına açıklamadığı bir sistem kâğıt üzerinde kalır.

Her Şeyi Aynı Anda Kurmaya Çalışmak

Çok sayıda form ve prosedür hazırlamak, sistemin kurulduğu anlamına gelmez. Şirketin uygulama kapasitesine uygun aşamalı bir yol haritası hazırlanmalıdır.

Başka Şirketlerin Uygulamalarını Doğrudan Kopyalamak

Her şirketin sektörü, çalışan profili, kültürü, yönetim biçimi ve olgunluk düzeyi farklıdır. Başka bir işletmede çalışan sistem, doğrudan kopyalandığında aynı sonucu vermeyebilir.

Önce Yazılım Satın Almak

Yazılım bir İnsan Kaynakları sistemi değildir. Süreçler netleşmeden alınan yazılım, mevcut karmaşayı dijital ortama taşır.

Önce süreç tasarlanmalı, sorumluluklar belirlenmeli ve ardından bu yapıyı destekleyecek teknoloji seçilmelidir.

Patron ve Üst Yönetim Desteğini Varsaymak

Yönetimin İnsan Kaynakları sistemini sözlü olarak desteklemesi yeterli değildir. Yöneticilerin kararlarında sisteme uyması, gerekli zamanı ayırması ve uygulamanın arkasında durması gerekir.

Çok Karmaşık Sistemler Tasarlamak

Özellikle KOBİ’lerde büyük şirketlerden alınan karmaşık formlar ve uzun prosedürler uygulanabilir olmayabilir. Sistem şirketin ihtiyacına uygun, anlaşılır, ölçülebilir ve yönetilebilir olmalıdır.

Form Hazırlamayı Sistem Kurmak Sanmak

Form, sürecin yalnızca kayıt aracıdır. Bir performans formunun bulunması, performans yönetiminin uygulandığı anlamına gelmez. Formun arkasında hedef belirleme, takip, geri bildirim ve gelişim görüşmesi bulunmalıdır.

Ölçüm Yapmamak

Sistemin başarıya ulaşıp ulaşmadığı göstergelerle takip edilmelidir. Ölçüm yapılmadığında İnsan Kaynaklarının yaptığı çalışmalar faaliyet düzeyinde kalır.

İnsan Kaynakları Sistemi Hangi Göstergelerle İzlenmelidir?

İnsan Kaynakları sistemi yalnızca hazırlanan belge sayısıyla değerlendirilmemelidir. İş sonuçlarına etkisi ölçülmelidir.

Gösterge Yönetim Açısından Anlamı
Personel devir hızı Çalışan kaybının düzeyini gösterir.
İlk altı ayda ayrılma oranı İşe alım ve işe uyum sisteminin başarısını gösterir.
Devamsızlık oranı Kaybedilen çalışma kapasitesini ortaya koyar.
Fazla mesai oranı İş gücü planlaması ve süreç sorunlarına işaret eder.
Pozisyon kapatma süresi İşe alım sürecinin hızını gösterir.
İşe alım başına maliyet Yeni çalışan kazanmanın maliyetini gösterir.
Çalışan başına ciro veya çıktı İş gücü verimliliğini gösterir.
Performans hedefi gerçekleşme oranı Çalışanların iş sonuçlarına katkısını gösterir.
Eğitim sonrası gelişim oranı Eğitimlerin performansa etkisini gösterir.
İç terfi oranı Kariyer ve yetenek geliştirme sisteminin başarısını gösterir.
Kritik pozisyon yedekleme oranı İş sürekliliği riskini gösterir.
Çalışan bağlılığı Çalışanların kurumda kalma ve katkı sunma eğilimini gösterir.
Yönetici bazında çalışan kaybı Yönetim kalitesiyle ilgili erken uyarı sağlar.

Bu göstergeler İnsan Kaynakları departmanının faaliyetlerini anlatmak için değil, yönetime karar desteği sağlamak için kullanılmalıdır.

“Bu ay kaç mülakat yaptık?” bir faaliyet bilgisidir.

“İşe aldığımız çalışanların yüzde kaçı ilk altı ayı başarılı biçimde tamamladı?” ise yönetim bilgisidir.

İnsan Kaynaklarının stratejik değeri, yaptığı işlerin sayısından çok, iş sonuçları üzerindeki etkisini gösterebilmesiyle artar.

90 Günlük İnsan Kaynakları Sistemi Kurulum Yol Haritası

Her İnsan Kaynakları sistemi şirketin büyüklüğüne ve ihtiyaçlarına göre farklı sürede kurulabilir. Bununla birlikte ilk 90 günde temel yapıyı oluşturmak için aşağıdaki yol izlenebilir.

İlk 30 Gün: Teşhis ve Veri Toplama

31-60 Gün: Temel Organizasyon Altyapısı

61-90 Gün: Uygulama ve Ölçüm

İlk 90 günün amacı tüm İnsan Kaynakları sistemini tamamlamak değil, şirketin üzerine gelişmiş süreçlerin kurulabileceği sağlam bir temel oluşturmaktır.

Patronların Kendilerine Sorması Gereken 15 Soru

  1. Şirketimizin büyüme hedeflerini destekleyecek bir organizasyon yapımız var mı?
  2. Her çalışan görev, yetki ve sorumluluklarını açık biçimde biliyor mu?
  3. Yöneticilerimizin karar alanları belirlenmiş mi?
  4. Çalışan ihtiyacımızı iş yüküne göre mi, yöneticilerin taleplerine göre mi belirliyoruz?
  5. İşe alımlarda ortak ve objektif kriterler kullanıyor muyuz?
  6. Yeni çalışanların ilk altı aydaki performansını takip ediyor muyuz?
  7. Çalışanlarımızın performansını hangi verilerle ölçüyoruz?
  8. Ücret ve prim kararlarımız objektif bir sisteme dayanıyor mu?
  9. Eğitimleri gerçek performans ihtiyaçlarına göre mi planlıyoruz?
  10. Kritik çalışanlarımız ayrıldığında işlerin devamlılığını sağlayabilir miyiz?
  11. Hangi yöneticilerin ekiplerinde çalışan kaybı daha yüksek?
  12. İnsan Kaynakları departmanımız operasyon mu yürütüyor, sistemi mi yönetiyor?
  13. Personel maliyetlerimizin iş sonuçlarına etkisini ölçüyor muyuz?
  14. İnsan Kaynakları uygulamalarımız yöneticiler tarafından gerçekten kullanılıyor mu?
  15. Şirketimizin İnsan Kaynakları ve organizasyonel olgunluk seviyesini biliyor muyuz?

Bu soruların önemli bir bölümüne verilerle ve standart uygulamalarla cevap verilemiyorsa şirketin temel ihtiyacı yeni formlar hazırlamak değil, bütünsel bir İnsan Kaynakları sistemi kurmaktır.

Sonuç: İnsan Kaynakları Sistemi Formdan Değil, Teşhisten Başlar

İnsan Kaynakları sistemi kurmaya performans formu hazırlayarak, görev tanımlarını kopyalayarak veya yazılım satın alarak başlanmamalıdır.

Doğru başlangıç sırası; şirket stratejisini anlamak, mevcut durumu analiz etmek, organizasyon yapısını netleştirmek, işleri ve sorumlulukları tanımlamak, iş gücü ihtiyacını belirlemek ve ardından İnsan Kaynakları süreçlerini birbirine bağlı biçimde kurmaktır.

İnsan Kaynakları sisteminin başarısı hazırlanan belge sayısıyla değil;

ile ölçülür.

Sistemin amacı işletmeye bürokrasi eklemek değildir. Amaç, çalışanlarla ilgili kararları kişilere ve günlük tercihlere bağlı olmaktan çıkararak ölçülebilir, adil ve sürdürülebilir bir yönetim düzeni kurmaktır.

İnsan Kaynakları sisteminiz, şirketinizin bugünkü sorunlarını çözmekle kalmamalı; gelecekteki büyümesini de taşımalıdır.

Şirketinizde İnsan Kaynakları Sistemini Nereden Kurmaya Başlamanız Gerektiğini Birlikte Belirleyelim

Her şirketin ihtiyacı, önceliği ve organizasyonel olgunluk seviyesi farklıdır. Bir işletme için öncelik görev ve yetkilerin netleştirilmesi olabilirken başka bir işletmede iş gücü planlaması, performans yönetimi veya yöneticilerin geliştirilmesi daha kritik olabilir.

Bu nedenle standart paketler uygulamadan önce şirketin gerçek ihtiyacı belirlenmelidir.

NK-HOMI® İnsan ve Organizasyon Olgunluk Endeksi ile şirketinizin;

bütünsel olarak değerlendirebiliriz.

Analiz sonucunda güçlü yönleriniz, gelişim alanlarınız, öncelikli riskleriniz ve uygulanabilir İnsan Kaynakları sistem kurulum yol haritanız belirlenir.

Çünkü doğru İnsan Kaynakları sistemi, hazır formlardan değil; doğru teşhis, doğru sıralama ve işletmeye özgü tasarımdan doğar.

Nurten Kılıçparlar
KOBİ ve Aile Şirketleri için İnsan Kaynakları ve Organizasyonel Büyüme Danışmanı / Yönetici Koçu / Eğitmen